Arrangörer

1. Är lokalen klar?
Har du bokat lokalen och fått din bokning bekräftad? Är lokalen besiktad och godkänd för att användas? Hur är det med städning och eventuell teknisk utrustning som kan behövas? När vi kommer måste lokalen/scenen vara helt tom och städad, logerna preparerade och städade, lastintag fritt och vid behov snöröjt och sandad och för övrigt allting klart för inlastning och uppmontering av vår utrustning. Vi verkar för en god säkerhet och miljö i de lokaler vi besöker.

2. Har du bokat teknisk personal?
Behöver du bygg- och rivhjälp för att ta emot föreställningen? Boka det enligt önskemål från turnerande ensemble. Kom ihåg att scenarbete innebär ofta att lyfta tunga saker, därför bör scenarbetaren vara vid god hälsa och i rätt ålder (+18 år).

3. Marknadsföringsmaterial
Tänk på att i god tid rekvirera affischer och övrigt marknadsföringsmaterial från producenten.

4. Kontakt med turnéledare/teknisk samordnare
Kontakta den ansvarige turnéledaren för att försäkra dig om att allt kommer att klaffa och förvissa dig om att tiderna gäller och informera och diskutera om du har tänkt dig eventuella specialarrangemang i samband med föreställningen.

5. Mottagande av ensemble
Var på plats och ta emot den gästande ensemblen vid ankomsten till lokalen och visa dem tillrätta. Informera dem om föreställningens publik och annat som är bra för dem att veta.

6. Lämplig förtäring för ensemblen under dagen och i eventuell paus
En föreställningsdag kan vara lång och innehåller många arbetskrävande moment. Se till att det finns lämplig förtäring med fika, frukt eller mackor på plats under hela dagen. Vid föreställning med paus bör fika också finnas bakom scenen eller i logerna. Stäm av allergier etc. med turnéledaren.

7. Eventuella kringarrangemang i foajé eller café
Förbered och lägg gärna ner lite extra ansträngning på att publiken ska trivas i foajé och café inför föreställningen. Ett generöst välkomnande av publiken innebär alltid en extra bonus och höjer kvalitén på kvällen. Kom även ihåg att förbereda.

8. Ta emot och välkomna publiken
I foajén uppstår nästan alltid frågor om allt mellan himmel och jord som måste få svar. Det är viktigt att du finns där för att underlätta för besökarna. Var på plats ca 1 timme innan föreställningen och se till att alla förberedelser är klara t.ex. biljettkassa, insläpp, information om arrangemanget, nästa arrangemang etc.

9. Tacka ensemble och övrig turnépersonal
Efter föreställningens slut behövs bärhjälpen igen för att tillsammans med teaterns personal riva och lasta in utrustningen. Det är också viktigt att ”knyta ihop säcken” tillsammans med ensemblen. Har allt fungerat? Vilka upplevelser har de haft? Viktiga erfarenheter finns alltid att ta med sig till nästa arrangemang.

10. Förbereda föreställningsrapport
Det underlättar för dig om du har förberett ditt efterarbete av kvällens arrangemang. Finns det särskilda krav på redovisning, publikantal etc. Vad behöver producenten?

Tack för goda råd om lyckade arrangemang och marknadsföring till Scenkonstbolaget i Västernorrland och Västerbottensteatern.

Dessa tips kan fungera som bra hjälpmedel för dig när du vill få publik till ditt arrangemang. Behoven kan variera beroende på storlek på arrangemang, lokal och publik, så variera och prioritera bland insatserna.

1. Upprätta en plan för marknadsföringen
Marknadsföringen av ett arrangemang underlättas med en tydlig plan där olika aktiviteter läggas in. Då finns det en chans för dig att ta ställning till prioriteringar (vad du kan och ska göra) och hur mycket tid du ska lägga på det. Exempel på aktiviteter är mail och informationsutskick, ombudsträffar, affischering, annonsering m.m.

2. Kommunicera med ombud, medlemmar samt andra målgrupper
Att tidigt kommunicera med de som är dina mest trogna kontakter är viktigt. Med tidig information kanske du till och med får några som kan rycka in och hjälpa till med något. Specifika målgrupper kan variera beroende på innehållet i föreställningen. Kanske finns det en grupp eller förening som är aktiv i frågor som föreställningen berör? Försök gärna att ta vara på möjligheten att berätta om kommande teaterkväll i olika sammanhang, t.ex. på föreningsmöten, på arbetsplatser eller vid fikabordet.

3. Utskick till skolor och liknande institutioner i kommunen
Institutionerna i din kommun (skolor, kommunalförvaltning, sjukhus etc.) och de större företagen är viktiga potentiella publik- och stödgrupper. Till dem behöver information komma i god tid och kanske på flera olika sätt. Via besök, strategiska utskick, massutskick, affischering etc.

4. Finns möjligheter till kringarrangemang eller annan fördjupning för publikgrupper?
För många publikgrupper är möjligheten till fördjupad kontakt eller kunskap en extra och efterfrågad bonus som ökar intresset för ett föreställningsbesök radikalt. Undersök med producenten vilka möjligheter du har att kunna erbjuda något sådant.

5. Media och sociala medier
Ta för vana att kolla in föreställningens sida här på vår webb för att få den senaste texten, pressklippet, bilderna och filmerna. Även vår Facebooksida och Instagram har en del bra material runt våra premiärer. Kontakta gärna lokaltidningen, radio etc. och bjud in till föreställningen. Tidningsreklam är dyrt men skrivna artiklar kostar ingenting. Skapa ett evenemang på Facebook.

6. Ha koll på biljettförsäljningen, även på föreställningsdagen
Det är viktigt att veta hur biljettförsäljningen går för att veta om du måste göra extra insatser i din marknadsföring eller vidta någon annan åtgärd.

7. Bjud in recensenter och/eller andra viktiga personer
Bjud in viktiga personer i din kommun till evenemanget. Den allra bästa marknadsföringen får du när människor pratar om vad de varit med om. Det kan ha en stor betydelse inför ditt nästa arrangemang.

8. Ha koll på affischering och utskick
Både affischering och utskick kan behöva göras i flera olika omgångar. Ha koll på att affischer finns på strategiska ställen och viktiga arbetsplatser och åtgärda om det verkar behövas. Samma gäller om ett extra utskick behöver göras.

9. Affischera i foajén samt dela ut information om kommande program
I foajén har du ett utmärkt tillfälle till positiv kontakt med människor som har valt att komma till ditt evenemang. Information om kommande händelser är därför extra viktiga och fungerande just där. Den här kvällen är foajén din – och publikens.

10. Bra kringarrangemang ökar attraktiviteten på evenemanget
Det finns mycket att vinna om du kan ge publiken en känsla av att bli väl omhändertagen och att de får vara med om en kvalitativ upplevelse på flera sätt. Kringarrangemangen i servering och foajé har en stor betydelse för helheten och känslan av en lyckad kväll.